횡설수설하지 않는 설명의 공식 5단계
어떤 일에 대해 설명할 때 한마디 한마디 귀에 쏙 들어오게 설명하는 사람이 있는가 하면, 주절주절 늘어놓거나 애매모호하게 설명해서 대체 무슨 말을 하는 건지 도무지 모르겠는 사람도 있습니다. 이렇듯 설명을 잘하는 사람과 잘 못하는 사람의 차이는 흔히 '타고난 센스에 달려 있다'고도 합니다.
하지만 [횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법]의 저자 고구레 다이치는 설명은 과학이며, 이해하기 힘든 설명에는 반드시 이유가 있고, 알기 쉬운 설명을 만드는 데에는 '공식'이 존재한다고 말합니다. 그것을 익히면 누구나 알기 쉽게 설명할 수 있다는 것입니다.
저자가 들려주는 [횡설수설하지 않는 설명의 공식 5단계]입니다. 평소 스스로 커뮤니케이션 능력이 부족하다고 여기거나, 프레젠테이션이나 강연, 혹은 직장 상사나 동료들과의 대회에서 설명 능력이 부족해 고민하는 사람들에게 좋은 지침이 될 것입니다.
횡설수설하지 않는 설명의 공식 5단계
1단계 주제부터 전달한다
텔레비전 뉴스는 '주제'를 가장 먼저 전달한다. 예를 들어 "오늘 ○○에서 XX 사건이 발생했습니다"라는 식으로 무엇에 관한 이야기인지 먼저 알려준 다음 이어서 더 상세한 정보에 대해 말하거나 현장을 연결해 더 자세한 설명을 시작한다.
신제품 발표회장에서 수많은 프레젠테이션을 진행한 스티브 잡스도 주제를 먼저 전달하는 것의 중요성을 잘 알고 있었다. 프레젠테이션에서 그는 자신이 발표하는 내용을 사람들에게 이해시키기보다는 '이야기의 주제'가 사람들의 머리에 명확하게 전달되도록 말하고자 했다.
'주제'를 듣기 전에 먼저 이런저런 세세한 이야기를 들으면 머릿속이 물음표로 가득해진다. 이런 상태로는 상대방의 이야기에 집중할 수가 없다. 따라서 처음에 '주제'를 먼저 전달함으로써 이야기의 전체적 그림을 그리게 하여 듣는 사람이 머릿속으로 미리 준비를 하도록 한다.
횡설수설하지 않는 설명의 공식 5단계
2단계 하고 싶은 말의 '수'를 알려준다
하고자 하는 이야기의 '주제'를 전달했다면, 그 다음은 '수'가 중요하다. 이야기의 중요한 포인트가 몇 가지인지 알려주는 것이다. "중요한 요점은 두 가지입니다", 혹은 "오늘 논의할 것은 세 가지입니다"라는 식으로 하고 싶은 말의 수를 먼저 알려주면 상대방은 이야기의 전체적인 그림을 파악하고 머릿속으로 정리를 하면서 듣게 되기 때문에 훨씬 이해하기가 쉽다.
상대방이 질문을 던졌을 때도 마찬가지다. 예를 들어 "이 상품의 세일즈 포인트는 무엇인가요?"라는 질문에는 "상품의 세일즈 포인트는 두 가지인데, 바로 ▲▲와 △△입니다"라고 대답하는 것이다.
3단계 결론을 전달한다
이야기의 '주제'와 하고자 하는 말의 '수'를 전달하고, 상대방이 이야기를 들을 준비가 되었다면, 곧바로 '결론'을 말한다. 많은 사람들은 결론부터 이야기하라는 말을 자주 들을 뿐 아니라 그것이 중요하다는 것도 알고 있다. 하지만 실제로 '결론'부터 이야기하는 사람은 많지 않다. '결론'만 전달하면 뭔가 부족하다고 느끼기 때문이다.
이럴 때는 말의 첫머리를 "결론부터 말씀드리겠습니다"라고 시작하는 것도 좋은 방법이다. 그리고 이유나 보충 정보는 결론을 전달한 후에 추가하면 된다. 우선은 '결론'을 의식해서 이야기해 보는 것이다.
4단계 이유나 구체적 예를 전달한다
이야기의 주제, 하고 싶은 말의 수, 결론을 전달하고 난 후에는 왜 그런 결론이 도출되었는지 그 이유와 구체적인 사례를 이야기하면 설득력이 커진다. 여기서 말하는 '이유'란 이야기하고자 하는 결론의 근거를 뜻한다. 다소 깊이있는 이야기가 나와 도 상대방은 결론을 알고 있기 때문에 혼란스러워하지 않는다.
이유로는 실험 결과나 실적 등 객관적인 사실을 언급하면 설득력이 더욱 커진다. 결론을 뒷받침할 수 있는 구체적인 사례는 상대방의 이해를 돕는 데 큰 도움이 된다.
5단계 결론을 다시 한 번 반복한다
끝맺음의 '결론'은 처음에 이야기의 주제를 전달하는 것만큼이나 중요한 포인트다. 따라서 마지막으로 "그래서 오늘 말씀드린 것은 ◇◇였습니다"라는 식으로 결론을 반복해 상대방의 기억을 일깨워주는 것이 좋다. 4단계까지의 설명을 헛된 것으로 만들지 않기 위해서라도 결론을 다시 한 번 강조해 줄 필요가 있다.
이상, 횡설수설하지 않는 설명의 공식 5단계입니다. 도움이 되셨나요?
