직장에서 인정받는 글쓰기 비결
정확성과 빠른 속도를 요구하는 비즈니스 현장에서 문서나 이메일을 작성할 때는 기본매너가 되는 올바른 표현을 쓰는 것이 좋습니다. 즉 이해하기 쉽도록 정확하고 쉽게 써야 하며, 글을 마무리하기 전에 다시 한 번 확인하는 것도 잊어서는 안 됩니다.
경영컨설팅회사 홍보디렉터이자 [쓸데없는 말 한마디 안 했을 뿐인데[의 저자 오타니 게이가 들려주는 [직장에서 인정받는 글쓰기 비결]입니다. 늘 보고서나 문서, 메일 등 글을 많이 써야 하는 직장인들에게 도움이 되는 글쓰기 노하우입니다.
직장에서 인정받는 글쓰기 비결
1 주어와 서술어가 일치하는가
글을 쓰다 보면 종종 주어를 생략할 때가 있는데, 그러다 보면 주어와 서술어가 호응하지 않는 문제가 일어나기도 한다. 예를 들어 "부하직원이 'A부장은 일을 진행하라고 하는데 B부장은 하지 말라고 합니다'라고 보고해서 혼란에 빠졌다"라고 한다면, 혼란에 빠진 사람이 부하직원인지 아니면 그 보고를 들은 나인지 모호하다.
따라서 이럴 경우에는 "부하직원이 'A부장은 일을 진행하라고 하는데 B부장은 하지 말라고 합니다'라고 보고하는 바람에 나는 혼란에 빠졌습니다"라고 정확하게 표현해 주어야 한다.
2 피동형보다는 능동형을 사용하라
자신의 생각이나 느낌인데도 '생각된다. 여겨진다. 말해진다'와 같은 서술어를 넣어 피동형 문장을 만드는 경우가 있다. 단정을 피하고 완곡하게 표현하려는 의도이겠지만 메시지를 정확하게 드러내야 할 때는 역효과가 난다.
기본적으로 '무엇이 어찌했다'는 형식의 능동표현을 쓰는 편이 이해하기 쉽다. 게다가 피동형 문장은 소극적인 느낌을 주지만 능동적인 문장을 쓰면 적극적인 인상을 줄 수 있다.
직장에서 인정받는 글쓰기 비결
3 형용사는 주관적 표현이다
문장에 '대단하다, 예쁘다, 근사하다, 심하다, 격렬하다, 재미있다' 같은 형용사를 사용할 때는 적절한 표현인지 거듭 확인해야 한다. 형용사는 글쓴이의 주관이 들어간 단어이기 때문이다.
예를 들어 '크다'라고 하면 무엇보다 크다는 말일까? '코끼리는 크다'라고 하면 코끼리가 동물 중에서는 큰 게 분명하지만 빌딩숲에 비해서는 작다고 볼 수 있다.
또 '매우, 상당히' 같은 형용사를 너무 자주 쓰면 상대가 사실을 왜곡해서 받아들일 수도 있다. 이럴 때는 구체적인 수치를 넣어 표현하면 모호함이 사라진다.
4 접속사를 올바르게 사용하라
'그러나, 하지만, 그런데'와 같이 지금까지의 내용에 반대되는 이야기를 할 때 쓰는 접속사를 역접의 접속사라고 한다. 그런데 잘 읽어보면 반대되는 내용을 말하는 것 같으면서도 실제로는 그렇지 않은 경우가 있다. 대화할 때 '그렇다기보다는, 반대로' 같은 말을 추임새 넣듯이 습관적으로 쓰는 사람은 무의식적으로 역접의 접속사를 남발한다.
말하거나 대화를 나눌 때 사람들은 접속사에 그다지 신경을 쓰지 않는다. 하지만 접속사는 이야기 전체의 논리를 좌우하기 때문에 특히 글을 쓸 때는 특히 신경써야 한다.
5 논리는 일관되게 펼쳐라
글을 읽는데 개운한 느낌이 들지 않아 다시 차근차근히 읽어보니 처음엔 A에 반대하는 논리를 펴다가 글의 후반쯤 가자 찬성으로 마무리하더라는 우스갯소리가 있다. 머릿속을 정리하지 않은 채 글을 쓰기 시작하면 하고 싶은 말을 모두 욱여넣다가 결국 무슨 말을 하고 싶은지 알 수 없는 상황에 이르고 만다.
또 상황의 배경을 설명했으면 이어서 결론을 말해야 하는데 배경만 설명하다가 마치는 글도 있다. 이런 글은 배경을 설명했으니 결론은 굳이 적지 앟아도 무슨 말을 하려는지 알 거라는 식이다. 하지만 무슨 말을 하고 싶은 건지 알 수 없는 글은 읽는 사람에게 스트레스를 준다. 글을 쓸 때는 자신의 생각을 효과적으로 전하기 위해 어떻게 해야 하는지를 최우선으로 고민해야 한다.
6 사실과 의견을 구별하라
글의 내용이 사실인지 의견인지 분명히 구분되도록 살펴서 써야 한다. 예를 들어 '상사는 반드시 부하직원에게 의견을 물어야 한다'는 문장은 일반론일까, 특정 인물의 주장일까? 아니면 자기 개인의 이견일까, 소속된 단체나 회사의 방침일까?
이렇게 판별하기어려운 글은 읽는 사람에게 스트레스를 준다. 일반적으로 알려진 사실인지, 아니면 누군가의 의견인지를 명확하게 구분하기만 해도 오해살 일이 줄어든다.
1 고유명사나 숫자가 틀리지 않았는가
있어서는 안 되는 일이지만 보도자료에 신제품의 가격이 잘못 표기되어 나가는 일 등이 일어나곤 한다. 따라서 오탈자를 비롯해 여러 사람이 철저히 확인할 필요가 있다. 특히 인명, 기업명, 지명 같은 고유명사와 가격, 연도, 나이 같은 숫자는 여러 차례 반복해서 확인하는 것이 좋다.
2 비전문가가 읽어도 알 만한 쉬운 말을 썼는가
전문가나 한 업계에서 오래 일한 사람일수록 전문용어에 둔감해진다. 업계 일이나 상품에 대해 아무것도 모르는 사람이 읽어도 이해할 수 있는 말로 썼는지 확인해야 한다. 전혀 다른 부서에서 일하는 사람이나 비교적 내용을 잘 알지 못하는 사람에게 보여주고 얼마나 이해할 수 있는지 확인하면 평범한 독자의 눈높이를 맞추는 데 도움이 된다.
3 누구를 위한 정보인가
가장 전하고 싶은 상대가 누구냐에 따라 글의 내용과 글쓰기 방식이 달라진다. 타깃이 명확할수록 정보를 전달하려는 상대의 관심사에 맞춰 글을 쓸 수 있다. 대상이 초등학생이냐, 대학생이냐에 따라서도 사용하는 말투와 단어가 달라지기 때문이다.
4 글에서 언급한 사람, 글을 읽은 사람이 불쾌해할 만한 내용은 없는가
글을 마무리하는 가장 마지막 단계에서 다음 사항을 다시 한 번 점검하자.
- 누가 봐도 문제되지 않는 적절하고 공손한 말투로 썼는가?
- 정보를 퍼뜨렸을 때 난처한 상황에 놓이는 개인이나 단체는 없는가?
- 섣부른 단정, 비난, 평가를 하지는 않았는가?
- 돌려 말하려는 의도로 상대를 무시하는 말투를 쓰지는 않았는가?
- 자기 자랑의 글이 되지는 않았는가?
- 개인의 의견이라는 사실을 분명하게 밝혔는가?
- 가치관을 일방적으로 강요하지는 않았는가?
이상, 직장에서 인정받는 글쓰기 비결입니다. 도움이 되셨나요?
