일을 미루는 습관을 가진 사람을 관리하는 7가지 노하우
직장생활을 하다 보면 일을 미루는 습관을 가진 사람과 함께 업무를 진행해야 하거나, 혹은 그런 사람 때문에 일방적으로 피해를 보게 되어서 골치아플 때가 종종 있습니다. 예를 들면 몇 번씩 재촉해야 보고서를 제출하는 부하직원, 제발 마감시한을 지켜달라고 해도 번번이 어기는 동료 때문에 금쪽같은 시간을 날려버리곤 하는 것입니다.
하지만 그렇다고 업무를 팽개칠 수는 없으며, 일을 미루는 습관을 가진 부하직원이나 동료들과 더불어 목표한 일은 반드시 달성할 수 있는 방법을 찾아내야 합니다. 커리어 코치 닐 피오레 박사가 들려주는 [일을 미루는 습관을 가진 사람을 관리하는 7가지 노하우]입니다. 리더로서 부하직원이나 팀원들의 두려움을 없애고 의욕을 높여 최고의 힘을 발휘하도록 이끌어주는 리더십을 갖는 데 도움이 될 것입니다.
일을 미루는 습관을 가진 사람을 관리하는 7가지 노하우
1 전념해 줄 것을 요청하라
사람은 타의에 의해 복종할 때보다는 자의에 의해 전념할 때 창의력도 높아지고 의욕도 샘솟는 법이다. 복종을 통한 관리를 하려면 관리자는 막강한 권위를 유지하고 무조건 순응하도록 부하직원을 억압하는 부담을 떠맡아야 한다. 게다가 이러한 강압적인 관리 스타일은 어느 정도까지는 효과를 발휘할지 몰라도 결국은 적대감, 규칙에 대한 불복종, 무관심, 엄격한 감시의 필요성 등 부정적인 역효과를 불러일으킬 뿐이다.
따라서 관리자나 리더는 "정오까지는 어느 정도 정리된 보고서를 보여줄 수 있겠나?", "자네가 책임있게 일을 처리해 주리라고 믿네"와 같이 목표를 달성하기 위해 전념해 줄 것을 요청하는 말로 직원들 스스로 통제력과 힘을 발휘할 수 있도록 해야 한다.
2 시작에 초점을 맞춰라
크고 중요한 일을 놓고 마감시한을 생각하다 보면 일을 미루는 습관을 가진 사람들은 불안감이 생기기 시작해서 그 큰일을 한꺼번에 해치우려 하거나 아예 시작조자 하지 않으려고 든다. 이럴 때는 당장 시작할 수 있을 정도로 일을 나눠서 단계별로 맡기는 한편, "금요일까지 끝내게", "마감이 두 달밖에 안 남았네", "이 프로젝트는 언제 끝낼 생각인가"?와 같이 '완성'이나 일의 '끝에 초점을 맞춘 말은 삼가는 것이 좋다.
능력있는 리더는 일을 진행하는 과정에서 각각의 단계를 시작하는 데 꼭 필요한 지시를 할 줄 안다. 특히 부하직원이 일의 시작을 미루는 것을 보고 무엇이 일을 뒤로 미루게 만드는 장애요소인지 파악하고 대처하는 법을 알고 있다.
3 비난하기에 앞서 결과를 이끌어내라
관리자나 리더가 화풀이를 위해 혹은 동기부여를 위해 부하직원을 비난하거나 일자리를 잃을 수도 있다고 위협하는 것은 부하직원의 생산성을 가로막는 장벽을 쌓거나 일을 미루도록 몰아가는 것이나 다를 바 없다. 비난은 스트레스를 불러일으킬 뿐, 원하는 대로 부하직원의 행동을 고치는 데에는 아무 효과가 없다. 따라서 관리자는 잘못을 지적하거나 비난만 할 게 아니라 찾아낸 잘못을 빨리 바로잡고 업무에 집중할 수 있는 환경을 조셩해 주어야 한다.
또한 새로운 일을 배우는 과정에서는 생산성이 다소 떨어지는 것이 불가피한 현상인 만큼 명령하고 비난만 할 게 아니라 어떻게 목표를 달성할 것인지 알려주는 것이 상사의 책임있는 자세다. 그리고 부하직원이 제대로 일을 잘 처리했을 때는 칭찬을 아끼지 말아야 하며, 비난을 하더라도 개선의 여지가 있는 사항에 대해 건설적인 비난을 하면 기꺼이 받아들일 것이다.
4 우선순위를 분명히 밝혀라
부하직원에게 우선순위를 분명히 알려주고 거기에 따르게 한다. 계획에도 없던 일을 갑자기 지시하는 일이 잦아지면 상사는 신뢰를 잃게 되고, 부하직원은 '이러다가 또 계획에도 없던 일을 던져주겠지'라는 생각에 지금 당장 해야 할 일을 뒤로 미루게 된다. 그런 일을 막기 위해서는 '급한 일'이나 위기를 일상의 업무처리 과정에 포함시켜야 한다.
그리고 우선순위를 바꾸고 계획에 없던 일을 지시할 때는 부하직원이 현재 맡은 일에서 잠시 벗어날 수 있게 해주고, 갑자기 맡은 일을 제대로 수행할 수 있도록 충분히 지원해야 한다.
5 결단력을 발휘하라
이쪽으로 가야 할까 아니면 저쪽으로 가야 할까 정하지 못하고 우물쭈물해서는 안 된다. 직원들에게 어렵고 복잡한 일을 반복해서 시키면 노력을 낭비하게 되고 일을 미루는 습관을 만들게 된다. 전체의 목표에 부합할 수 있도록 신중하게 결정을 내리고, 일단 내린 결정은 끝까지 지키는 리더십을 발휘할 필요가 있다.
만일 어떤 일을 해야 할지 확신이 서지 않을 때는 직원들을 의사결정에 참여시켜 가능한 한 여러 가지 의견을 묻는 것도 좋은 방법이다.
6 보상은 공평하게, 자주 하라
인정받고 싶은 욕구는 인간의 타고난 본성이다. 상사나 윗사람이 조그만 칭찬을 해도 부하직원이나 아랫사람들은 인정받고자 하는 욕구가 충족되어 목적의식이 뚜렷해지고 일할 의욕이 넘친다.
상사는 전체의 목표를 작은 단위로 나눠 세부목표를 정하고, 그 하나하나의 목표에 대한 세부적인 마감시한을 정하면, 더 자주 성취감을 느낄 수 있고 보상받을 기회도 늘어나며, 전체 목표를 이루기 위한 방향도 분명히 잡을 수 있다. 업무 진척 상황에 따라 자주 칭찬을 하고 보상을 하면서 바람직한 방향으로 나아가기 위한 건설적인 피드백을 하자.
7 건설적인 피드백을 하라
목표 달성에 초점을 맞춘 피드백을 계속한다. 실수가 생기면 의사소통을 분명히 하지 못한 점과 서로의 목표를 달성하지 못한 점, 이 두 가지에 대한 실망을 분명하게 표현한다. 하지만 같은 실수를 반복하지 않기 위해 무엇을 해야 할지에 대해서는 계속 초점을 맞춰야 한다.
이상, 직장에서 일을 미루는 사람을 관리하는 7가지 노하우였습니다. 도움이 되셨나요?
