직장에서 인정받는 언어습관 6가지..효과적인 커뮤니케이션 노하우
직장생활을 하다 보면 다양한 사람들을 만나게 됩니다. 보통은 기본적인 매너를 갖추고 있기 때문에 큰 문제는 없지만, 간혹 다른 사람의 말이라면 무조건 반대를 하고 나서거나, 입만 열었다 하면 남을 비난하는 말을 내뱉거나, 솔직하다는 것을 핑계삼아 다른 사람의 약점을 아무렇지도 않게 지적하거나, 농담을 가장한 진담으로 특정한 사람을 웃음거리로 만드는 사람들이 있습니다. 이런 행위는 인간관계에까지 영향을 미쳐 그들은 결국 더 이상 가까이 하고 싶지 않은 사람으로 분류됩니다. 그가 상사든 선배든 동료든, 계속 상처를 입으면서까지 함께 해줄 사람은 어디에도 없기 때문입니다. 이것은 곧 우리는 언어습관을 통해 객관적인 평가를 받고 있다는 의미이기도 합니다.
행복한 인간관계를 위한 화술법칙 41가지가 담긴 [말로 흥하는 사람 말로 망하는 사람]에서 비즈니스 컨설턴트 김승용이 들려주는 직장에서 인정받는 언어습관 6가지와 효과적인 커뮤니케이션 노하우를 정리해 보았습니다. 사회생활을 하면서 말로 흥하는 유쾌한 직장인이 되는 데 도움이 될 것입니다. 언어습관에 대해 더 알고 싶으시면 다음 포스팅을 참조하시면 됩니다.
직장에서 인정받는 언어습관 6가지..효과적인 커뮤니케이션 노하우
1 말을 할 때 논리적으로 표현한다
말(대화)을 하거나 보고를 할 경우에는 최대한 논리적으로 표현해야 한다. 특히 직장에서 지시받은 일이 완료되었을 때, 상황이 갑자기 변했을 때, 예정보다 업무처리 시간이 길어질 때, 새로운 상담이나 지시를 받고자 할 때, 장시간에 걸친 업무수행 도중에 진행상황을 알릴 때는 상사에게 신속히 보고해야 한다. 일의 성과는 최대한 신속하고 요령있게 보고해야 하며 독촉을 받고서야 보고하는 자세는 낙제다. 직장 상사들은 업무지시를 내릴 때 부하직원이 충분히 숙지할 수 있을 만큼 여유있게 시간을 주는 게 아니다. 상황에 따라서는 급작스럽게 하달되는 지시도 많다는 점을 염두에 두어야 한다. 어느 회사를 막론하고 보고, 연락, 상담이 잘 이루어지는 곳이 강한 회사로 성장할 수 있다.
커뮤니케이션은 인류의 영원한 과제다. 문제발생의 소지를 줄이고 발생한 문제를 원만하게 해결하기 위해서는 자신의 의사(의지)를 바르게 표현하는 것이 중요하며, 상대방의 의견을 정확하게 이해하기 위해서는 선입견이나 색안경을 쓰고 판단하는 일이 없어야 한다. 즉 자신의 견해를 올바르게 전달하는 동시에 상대의 이야기를 겸허한 자세로 받아들여야 한다.
2 원활한 소통을 위해 노력한다
흔히 남의 말을 잘 들어주는 사람이 이야기도 잘한다고 한다. 그만큼 ‘듣는다’는 것은 대화의 전제조건이자 뛰어난 화술의 기본이다. 업무성과는 종적·횡적 의사소통이 잘 되느냐 안 되느냐에 따라 좌우된다. 특히 회사에서는 상하간, 부서간의 원활한 커뮤니케이션이 무엇보다 중요하다. 부서간 협조가 잘 이루어지지 않아서 침체를 맞고 있는 회사도 주변에서는 얼마든지 볼 수 있다.
회사조직에서 자유롭고 활발한 발언과 논의가 이루어지지 않으면 상하간의 신뢰감을 잃게 될 뿐만 아니라 결국 활력을 잃고 만다. 따라서 직장인이라면 ‘상의하달’(上意下達)과 ‘하의상달’(下意上達)의 두 가지 채널이 도중에서 무너지지 않도록 상하간 의견을 능숙하게 전달할 수 있어야 한다. 바쁘다는 핑계로 대화할 시간을 갖지 않거나 대화채널, 보고채널에 관한 규정이 애매한 경우, 정보량이 위에는 두텁지만 밑에는 얇고 부하직원이 필요로 하는 정보가 충분히 공급되지 않을 경우, 상사는 ‘부하를 잘 이해하고 있다’고 생각하지만 부하들은 ‘상사가 잘 이해해주지 않는다’고 말할 경우, 부하직원들은 상사 의견에 반대되는 발언은 하지 않는 편이 낫다고 생각할 경우 직장 커뮤니케이션이 제대로 이루어지지 않고 있는 것이니 주의를 기울여 이런 상황이 벌어지지 않도록 해야 한다.
3 포용력과 배려심이 있다
원만한 인간관계를 만들어나가기 위해서는 상대에 대한 비판을 삼가야 한다. 당신이 입에 담는 말은 곧 당신의 인품을 나타내는 표징이라고 생각하면 된다. 상사나 부모는 부하직원이나 자녀에게 흔히 ‘설교’라는 수단으로 단점을 지적하고 비판해서 고쳐나가려고 하지만, 사실 설교를 듣는 것을 좋아할 사람은 아무도 없다. 인간은 기본적으로 잘 변하지 않는다. 더욱이 비판을 받으면 그 어떤 것으로도 변하게 할 수 없다. 그러므로 상대와 원만한 인간관계를 유지해 나가고 싶다면 있는 그대로의 모습을 받아들이고 서로 유쾌하게 지내는 것이 좋다.
만일 상대가 인격적으로 성숙하지 못한 사람이어서 오만한 태도를 보이더라도 정중한 태도로 대하라. 또 상대방의 비판으로 인해 마음에 상처를 입었더라도 절대로 상대와 맞서서는 안 된다. 상대가 비판을 해와도 인정하는 태도로 일관되게 대응해 나가는 사람에게는 많은 사람들이 호감을 보이게 마련이다. 이것은 당신이 오랫동안 갈고 닦아온 포용력과 배려심이 빛을 발한 덕분이다.
4 말주변이 좋다
어느 기관에서 조사한 ‘당신은 말주변이 없습니까?’라는 설문 결과에 의하면 ‘그렇게 생각한다’가 61.6퍼센트, ‘보통이라고 생각한다’가 29.3퍼센트, ‘말주변이 있다고 생각한다’가 9.2퍼센트였다. 이처럼 대부분의 사람들은 말주변이 없어서 고민하고 있다. 특히 다른 사람들 앞에서 격식을 차린 말을 할 경우 몹시 난처해하는 사람이 많다. 말주변이 없는 사람은 자신의 말솜씨에 자신을 가질 수 없을 뿐 아니라 심하게는 열등감까지 느끼게 된다. 그 때문에 인간관계나 업무면에서 큰 손실을 초래하고 있다.
우리나라에서는 말하기에 관한 교육을 실시하고 있지 않다. 고등학교나 대학을 나온 신입사원이 자기소개 하나 만족하게 할 수 없는 것은 안타까운 일이지만, 생각해 보면 무리도 아니다. 배우지 않았으니 할 수 없는 게 당연하기 때문이다. 그러나 직장에 들어간 이후에는 이것이 통하지 않는다. 직장사람들과는 서로의 생각이나 감정, 여러 가지 정보를 신속하고 올바르게 전하지 않으면 안 된다. 이것을 할 수 없으면 인간관계에 갭이 생기거나 업무가 잘 진척되지 않느다. 따라서 사회인이라면 누구나 언제, 어디서, 누구에게든 자신의 의사나 감정, 정보를 바르게 전달할 수 있는 화술능력을 높여야 한다.
5 경어를 세련되게 사용한다
경어가 없으면 확실히 편리한 점도 있다. 어떤 말을 사용할까 하고 걱정할 필요가 없기 때문이다. 그럼에도 불구하고 경어가 필요한 이유는 경어를 쓰면 상대의 기분을 부드럽게 만들어주고 자존심을 살려주기 때문이다. 경어를 사용함으로써 상대와의 관계도 좋아질 수 있다. 반대로 경어를 올바르게 사용하지 못하는 사람은 타인에게 따돌림당하거나 인간관계에서 손해를 볼 수 있다. 그
렇다면 경어를 바르게 사용할 수 없는 가장 큰 이유는 무엇일까? 그것은 경어에 대한 지식이 부족하기 때문이다. 경어를 어떤 감각, 태도로 사용하면 좋은가 하는 문제는 상당히 어려운 일이다. 운전을 하는 사람이라면 차간거리에 대해 잘 알고 있을 것이다. 경어의 사용방법은 이 차간거리를 유지하는 방법과 같다고 보면 된다. 차간거리가 너무 가까우면 추돌 위험이 있고 그렇다고 너무 거리를 두면 뒤에서 달려오는 차가 초조해진다. 그러므로 전후 모두 적절한 간격을 유지하는 것이 중요하다.
6 불평을 인간관계를 위한 기회로 삼는다
영업사원은 고객이나 거래처 등에서 불평을 듣는 경우가 종종 있다. 그것은 자신의 실수에 의한 것만이 아니라 다른 사람의 실수로 인한 것도 있겠지만, 어쨌든 피할 수 없는 일이다. 불평은 주로 전화나 구두에 의한 것이 많다. 다음은 불평에 대처하는 방법이다.
불평은 인간관계의 기회로 받아들인다 불평을 들었다고 해서 비관할 것은 없다. 처리방법만 정확하면 상대는 만족해하며 그것을 기회로 오히려 더 친밀한 관계가 되는 경우도 많기 때문이다.
공격이나 변명을 하지 않는다 불평의 원인이 상대의 오해나 몰이해에 의한 경우에도 상대를 공격하거나 비난하거나 항의하는 태도를 취하기보다는 상대의 말을 경청하는 태도를 보인다. 또 변명할 필요가 있다고 생각되는 일이라도 당장 말하기보다는 상대가 냉정한 기분을 되찾았을 때까지 기다리는 것이 좋다.
불평은 마지막까지 잘 듣는다 욕구불만은 상대의 이야기를 철저하게 들어줌으로써 해소할 수 있다고 한다. 불평처리도 이와 마찬가지다. 상대의 불평은 바꿔 말하면 욕구불만이다. 그것을 다 분출시킬 수 있다면 불평은 당연히 해소될 것이다. 따라서 상대의 불평은 마지막까지 잘 들어주는 것이 최선이다.
기대치보다 약간 너그러이 봐준다 상대방에게 착오가 있거나 부당한 요구를 하는 면이 있을 때는 부분적으로 동의를 얻는 방법도 있다. 즉 불평을 말하는 상대에게 정당한 부분에 대해서만 조정을 자청하도록 하는 방법이다.
동의는 되도록 빨리 기분좋게 한다 동의를 하기 위해서는 양보해야 할 때에는 깨끗하게 양보하는 태도가 바람직하다. 계속 머뭇머뭇하면서 때를 놓친다면 상대의 노여움에 기름을 붓는 격이 되어 문제를 해결하기가 더 어려워질 수 있다.
불평으로부터 도망가지 않는다 사람은 누구나 싫은 일, 자신이 없는 일로부터 가능한 한 도망치고 싶어하는 마음이 있다. 그러나 불평을 처리하기 위해서는 절대로 피해서는 안 된다. 불평처리는 업무를 맡은 사람이 빼놓아서는 안 되는 책임 중 하나다. 불평을 잘 처리하면 전화위복이 된다는 것을 염두에 두고 적극적으로 대처한다.
잠재불평의 우려를 파악한다 상대가 문서, 구두 등으로 전해준 불평은 현재불평이다. 그러나 전해지지 않은 불평, 즉 잠재불평도 있다. 불만을 느낀 사람이 무엇이든 일일이 불평을 한다고는 할 수 없다. 오히려 말하지 않는 쪽이 더 많다. 그런데 불만을 얘기하지 않고 잠자코 있는 사람을 그대로 내버려둔다면 비협조적이 되거나 결국 떠나가버릴 수도 있다.
■ 효과적인 커뮤니케이션 노하우
1 잠깐 생각할 시간을 갖는다
다른 사람과 솔직한 대화를 나누고 싶다면 먼저 자신에 대해 명확하게 알아야 한다. 즉 타인과 효과적인 커뮤니케이션을 하기 위해서는 먼저 자신과 원활한 소통이 이루어져야 한다는 의미다. 이를 위해서는 상대와 대화를 나누기 전에 잠시 생각할 시간을 가질 필요가 있다. 내면의 생각을 스스로 인식하는 사람만이 자신의 진실된 마음을 보여줄 수 있기 때문이다.
2 자신의 의도가 무엇인지 파악한다
가장 효과적인 커뮤니케이션은 가장 직접적이고 개인적인 대화다. 그러므로 돌려서 말하지 말고 상대방에게 명확하게 자신의 뜻을 전달하는 것이 좋다. 물론 모든 상황에서 언제나 자신을 드러내야 한다는 것은 아니다. 다만 상대방에게 솔직해지고 싶다면 자신의 의도를 잘 파악한 후 모호한 대화를 나누지 않도록 해야 한다는 의미다.
3 ‘나’라는 말로 대화를 시작한다
대화를 나눌 때 이야기의 초점은 언제나 ‘나’가 되어야 한다. 이 경우 ‘나’를 사용하는 것은 자기중심적인 것이 아니며 오히려 이야기의 초점을 자신에게로 집중시키는 바람직한 방법이다. ‘나’는 이야기를 하고 있는 것은 나 자신임을 나타내는 적절한 대명사다. 즉 자신이 느끼는 감정과 욕구, 생각, 의도를 말하는 것이기 때문에 상대방이 당신에 대해 더 잘 알 수 있게 해준다.
4 자신이 느끼는 감정을 말한다
자신의 생각은 알 수 있어도 자신의 감정을 아는 것은 쉬운 일이 아니다. 자신의 감정을 알기 위해서는 좀더 마음의 소리에 귀를 기울이고 분명하게 표현할 수 있어야 한다. 하루 중 일정한 시간을 내어 자신이 느끼는 감정을 표현하는 습관을 가져보자. 예를 들어 자신의 마음이 평온한지 아니면 초조하고 짜증이 나는지 표현해 보는 것이다. 조금만 노력을 기울이면 누구나 자기 내면의 감정의 세계를 표현하는 법을 배울 수 있다.
5 자신이 인식한 것을 확인한다
우리의 감정은 상대방의 행동에 의해 지배를 받는 것이 아니라 자신이 상대방의 행동을 인식하는 방식에 의해 지배를 받는다. 물론 우리에게는 자기 나름대로의 감정과 인식을 할 충분한 권리가 있다. 그러나 바람직한 커뮤니케이션을 하기 위해서는 자신의 감정은 자기 인식을 바탕으로 한다는 것을 명확하게 깨달아야만 한다. 예를 들어 친구를 생일파티에 초대했는데 아무런 답변이 없을 경우를 생각해 보자. 이때 친구가 당신을 존중하지 않아서 답을 주지 않는 거라고 인식하면 당신은 상처를 받거나 화가 날 것이다. 하지만 만일 그가 쑥스러워서 답변을 하지 않는 것이라고 인식한다면 그를 이해할 수 있을 것이다.
6 자신이 인식한 것을 표현한다
생산적인 대화는 각자가 상대방 대해 자신이 생각한 바를 단정적으로 말하는 대신 서로가 느낀 감정을 주고받을 때 가능하다. 사람은 비난을 받으면 예민해지거나 마음이 흐트러지기 십상이다. 따라서 서로 판단하고 평가하거나 비난하는 대신 허심탄회한 마음으로 자신이 인식한 것을 표현함으로써 서로를 이해하면 만족스러운 대화를 나눌 수 있다.
이상, 직장에서 인정받는 언어습관 6가지..효과적인 커뮤니케이션 노하우였습니다. 도움이 되셨나요?
