시간관리..시간도둑을 잡는 10가지 방법
시간관리..시간도둑을 잡는 10가지 방법
누구에게나 공평하게 주어진 하루 24시간을 잘 관리하고 활용하는 시간관리의 첫번째 노하우는 시간도둑을 퇴치하는 일입니다. 시간도둑이란 '나 자신을 위해 사용하고 싶다‘고 생각하고 있는 시간을 빼앗아가는 모든 일을 말합니다. 예를 들어 미리 약속도 하지 않고 찾아온 영업사원이나 거래처 사람도 시간도둑이고, 하기 싫은 일을 억지로 시키는 상사도 시간도둑이며, 쓸데없이 시간을 흘려보내는 나쁜 습관도 시간도둑이고, 질책을 받거나 해서 의기소침한 기분으로 있거나 일할 의욕이 나지 않는 심리 역시 시간도둑입니다.
인재 프로듀서로 각 분야의 인재들을 발굴하여 다양한 비즈니스를 성공시키고 있는 나츠가오 가오의 [시간도둑을 잡아라] 중에서 시간을 내 편으로 만드는 방법 10가지를 골라 정리한 것입니다. 다른 사람이나 쓸데없는 일에 시간을 허비하지 않는 시간관리 노하우를 알아두시면 소중한 시간을 나 자신을 위해 더 잘 활용할 수 있게 될 것입니다.
시간관리..시간도둑을 잡는 10가지 방법..시간을 내 편으로 만드는 노하우
1 다른 사람이 원하는 프로세스에 얽매이지 마라
회사에는 회사의 시간이, 상사에게는 상사의 시간이, 나에게는 내 시간이 있다. 그리고 내가 회사에서 일하는 것은 누구를 위해서가 아니라 바로 나 자신을 위해서다. 따라서 아무 의미 없는 회의나 시간낭비에 불과한 보고를 하는 것에 너무 구애받거나 다른 사람이 원하는 프로세스에 얽매일 필요는 없다. 나는 내 방식대로 합리적으로 생각해서 행동하면 된다.
2 때로는 다른 사람에게 맡겨버리거나 내버려두는 것도 좋은 방법이다
예를 들어 여러 사람들과 팀을 구성해서 일하게 될 경우 자신의 생각을 다른 사람들에게 관철시키려 해도 잘 안 될 때가 있을 것이다. 이럴 때는 생각을 전환해서 각자가 알아서 해달라고 하면 시간도 단축될 뿐 아니라 상상도 못했던 질높은 성과가 나올 수도 있다. 그럼에도 불구하고 일일이 간섭하고 지시하려 하면 상대방을 시간도둑으로 만들게 될 뿐이다.
3 메모나 수첩을 과신하지 마라
메모는 어떻게 활용하느냐에 따라 시간도둑에게 빼앗기는 시간을 어느 정도 막을 수도 있다. 그런데 사람의 사고(思考)는 메모를 하는 동안에는 중단되기 때문에 메모를 하는 것이 때로는 시간의 효율적인 면에서 손해가 되기도 한다. 예를 들어 상대방과 인터뷰를 할 경우 메모를 하는 일에 너무 신경을 쓰다 보면 정작 중요한 인터뷰가 부실해질 우려가 있는 것이 그런 경우다. 따라서 메모를 하는 작업 자체에 너무 의존하는 것은 피하는 게 좋다.
4 행동하면서 생각하라
사람은 세 가지 타입이 있다. 첫째는 생각하고 나서 행동하는 타입, 두번째는 행동하고 나서 생각하는 타입, 그리고 세번째는 행동하면서 생각하는 타입이다. 행동하는 것도 중요하지만 생각하는 것 역시 중요하다. 하지만 생각 없이 행동하는 것은 시간을 허비하게 될 확률이 높다. 흔히 시간도둑은 생각하고 행동하는 사이의 시간, 그리고 행동하고 난 후에 생각할 때까지의 시간 사이에 생기게 마련이다. 이런 점에서 본다면 행동하면서 생각하는 사람은 쓸데없이 허비하는 시간을 막을 수 있는 셈이다.
5 두 가지를 동시에 하기보다 한 가지로 두 가지 성과를 내자
하나의 작업에 두 가지 이상의 의미를 부여하는 것은 두 가지 작업을 동시에 하는 것보다 훨씬 간단하다. 예를 들어 책을 읽으면서 자신의 시간효율을 향상시키는 방법에 대해 생각하거나, 자신에 대한 이런저런 면을 판단해 보거나, 속독기술을 연마하거나, 여백에 낙서를 해보는 것이다. 또 회사에서 판매일을 맡고 있다면 회사를 위해 매상을 올리는 노력과 자신의 커뮤니케이션 능력을 높이는 노력을 동시에 기울여보는 것도 시간도둑을 내쫓는 좋은 방법이다.
6 말하지 않아도 되는 것은 굳이 말하지 마라
예를 들어 보고할 때 결론만 간단히 말해 달라는 상사에게는 굳이 구구절절하게 설명할 필요가 없다. 또 계약을 성사시키지 못해 풀이 죽어 있는 부하직원에게 당사자가 더 잘 알고 있는데도 실패한 이유를 꼬치꼬치 캐묻거나 아니면 조언을 해준답시고 길게 이야기를 늘어놓는 경우가 있는데, 이처럼 서로 잘 알고 있는 사안을 새삼 확인하기 위해 허비하는 시간도 시간도둑이다.
7 정보를 정확하게 전달하면 시간낭비를 막을 수 있다
사람들의 인식에는 저마다 미묘한 차이가 있다. 따라서 예를 들어 <상당히>라든지 <대체로>, 혹은 <종종> 등과 같은 표현에 대해 서로 다르게 인식할 수가 있다. 이런 인식의 차이에서 간극을 메우기 위해서는 ‘정확한 정보’를 전달하는 습관을 들여야 한다. 정확한 정보란 이른바 5W6H 형식으로 신문기사처럼 보고가 되는 정보다. 또 "언제 한번 같이 해보자"라거나 "다음에 한잔하자"라는 말을 하고도 전혀 실행에 옮기지 못하는 사람들이 많은데, 꼭 필요한 일이면 다소 성가스럽더라도 미리 정확한 날짜를 잡거나 데이터로 남겨두는 습관을 들이면 쓸데없이 시간을 흘려보내지 않을 수 있다.
8 완벽주의보다는 70퍼센트라도 좋으니 일을 진행하라
일을 미루는 습관을 가진 사람들은 너무 완벽을 추구하려는 심리패턴을 가지고 있다고 한다. 즉 너무 잘하려다 보니 자꾸 시간을 끌게 되고, 아직 준비가 덜 됐다면서 눈앞의 일을 뒤로 미뤄버리곤 하는 것이다. 이런 유형의 사람에게 필요한 것은 “이것으로 됐다”라는 자신과의 타협이다. 예를 들면 회사에 보고서를 제출할 경우 70퍼센트 정도만 완성하고 그 다음은 상사에게 맡겨버리는 것이다. 그러면 완벽하지 않더라도 나중에 상사의 의견을 반영해서 수정할 수 있다. 그렇지 않고 자꾸 미루기만 하면 다음단계로 나아갈 수가 없다. 70퍼센트든 60퍼센트든 중요한 것은 앞으로 나아가는 것임을 잊지 말자.
9 사전준비나 일정한 습관을 통해 시간도둑을 막아라
시간도둑을 막기 위해서는 자기 나름의 일을 시작하는 습관을 들이는 것도 좋은 방법이다. 예를 들어 사무실에 출근해서 → 컴퓨터를 켜고 → 커피를 한잔 하고 → 메일을 체크하고 → 일을 시작한다는 것을 습관화하는 것이다. 그러면 항상 같은 느낌을 가지고 일하는 모드로 들어가기가 쉬워진다.
10 일할 의욕이 나지 않을 때는 기분전환을 하는 것도 효율적인 선택이다
일할 의욕이 생기지 않을 때는 무리하게 일하려고 하지 말고 머릿속을 정리하는 시간을 가져보자. 이를테면 회사에 있으면서 전혀 의욕이 나지 않을 때는 잠깐 자리를 비우고 다른 부서의 동료를 사람을 만나러 가거나 휴게실 같은 데에서 잠시 휴식을 취해보는 것이다. 더 좋은 방법은 수면을 취하는 것이다. 뇌는 사람이 자고 있는 동안 정보를 정리하는 작업을 한다. 따라서 의욕 저하로 머리가 둔해져 좋은 아이디어가 생각나지 않을 때는 억지로 떠올리려고 애쓰지 말고 수면을 취하면 다음날 아침에 묘안이 떠오르는 경우도 있다.
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