직장인이 지켜야 할 비즈니스 매너 8가지
직장인이라면 누구하고든 관계를 맺지 않고 일하기란 불가능합니다. 비즈니스는 상대와 동료가 있어야만 성립되기 때문입니다. 게다가 상대방과의 관계에서 비즈니스 매너를 지키는 일은 그리 쉽지 않습니다. 하지만 비즈니스 매너를 '꼭 지켜야 하는 관례나 관습'이라기보다는 주변사람들과 더 좋은 관계를 만들기 위한 배려라고 생각하면 그다지 골치아프게만 여겨지지 않을 수도 있을 것입니다.
[일 잘하는 사람의 공통점은 매너에 있다]의 저자이자 직장인들을 위해 매너와 커뮤니케이션, 커리어를 주제로 한 세미나 활동을 활발히 하고 있는 호조 구미코가 들려주는 [직장인이 지켜야 할 비즈니스 매너 8가지]입니다. 업무로 연결된 많은 사람들이 계속 함께 일하고 싶어하는 직장인이 되는 데 필요한 지침이 될 것입니다.
직장인이 지켜야 할 비즈니스 매너 8가지
1 거래처 방문시 옷차림 매너
옷차림도 힘의 원천이다. 거래처에 갈 때는 상대방에게 실례가 되지 않는 복장을 한다. 특히 중요한 계약이나 거래를 할 때는 잘 손본 정갈한 복장을 한다. 옷차림이 정돈되면 자연스럽게 자신감있게 행동할 수 있다. 예를 들어 '셔츠가 구깃구깃하다'라고 신경쓰기 시작하면, 그것이 태도로 우러나오게 마련이다. '행운의 넥타이. 행운의 액세서리' 등을 화려하지 않은 것으로 구입해서 중요한 날에 착용하면 용기가 생긴다.
직장인이 지켜야 할 비즈니스 매너 8가지
2 접수대 매너
접수대는 회사의 얼굴, 예를 갖춘다. 상대편 회사에는 늦어도 10분 전에 도착한다. 교통체증이 있을 수도 있고, 여름에는 땀을 닦고 겨울에는 코트를 벗을 시간이 필요하다. 조용히 기다렸다가 시간에 맞춰 접수대로 향한다.
접수원이 "여기서 기다려주십시오"라고 하면 의자에 걸터앉는다. 안내할 사람이 시야에 들어오면 바로 일어서기 위해서다. 이때 휴대전화를 보거나 책을 읽는 것은 삼간다. 처음 만나는 사이라면 이때 명함도 준비한다.
지각을 해서는 안 되지만, 어쩔 수 없는 경우에는 약속시간 10분 전에 전화로 연락한다. 이때 현재 위치와 이동수단, 지각하게 된 이유를 말하고, 5분 늦을 것 같아도 10분 정도 늦겠다고 말한다. 너무 늦으면 안 된다는 생각에 도착시간을 빠듯하게 말하면 두 번 지각한 꼴이 될 수 있으니 주의한다.
3 회의실로 안내받을 때의 매너
담당자 이외의 사람이 나오면 몇 걸음 뒤에서, 새로운 담당자라면 나란히 걸어서 함께 회의실로 간다. 이때 무리하게 대화를 나누려고 할 필요는 없다. 회의실에서 기다리는 동안 휴대전화의 전원은 끄고(접수대에서 끄는 것이 가장 바람직하다) 자료나 메모지를 준비해 놓는다. 혹 실내에 예술품이 있거나 창문 밖으로 멋진 풍경이 눈에 들어오면 그것을 바라보는 것도 좋다. 회사측에서도 자랑하고 싶은 것을 보고 있는 걸 알면 기뻐할 것이다.
회의실 내에서는 상석으로 안내받을 때가 많다. 일반적으로 입구에서 가장 먼 자리가 상석이다. "여기에", 혹은 "안쪽 자리에"라고 들은 대로 앉는다. 상대방이 실수해서 아무 말도 하지 않으면 가장 말석에 앉는다. 가방은 바닥에 놓는 것이 매너다. 코트는 등 뒤나 가방 위에 둔다. 담당자가 들어오면 바로 일어날 수 있도록 접수대에서와 마찬가지로 의자에 걸터앉아 기다린다. 기다리는 동안 차가 나와도 마시라고 할 때까지 입에 대지 않는다.
차를 내왔다면 작은 목소리로 감사를 표하거나 가볍게 목례한다. 도중에 이야기를 끊어서는 안 되지만 그렇다고 무시하는 것도 실례다. 이렇게 조용히 예를 갖추면 차를 가져다준 사람에게도 담당자에게도 좋은 인상을 줄 수 있다.
4 협의, 거래상담의 매너
협의도 커뮤니케이션을 얼마나 잘하느냐에 따라 성과가 달라진다. 먼저 중요시할 것은 최초의 잡담이다. 처음부터 일 이야기가 아니라 계절이나 휴가 이야기 등으로 가볍게 시작한다. 상대방에게 시간이 없는 경우 무리할 필요는 없지만, 이것으로 분위기가 부드럽게 바뀌고 계속 함께 일하고 싶은 상대라는 마음이 들게 한다.
그리고 이쪽에서 제안하는 협의, 거래상담은 말하는 순서를 정한다. 특히 상대방에게 이점과 단점이 되는 부분을 말하는 순서가 중요하다. 단점을 이점 중간에 넣으면 이미지가 좋아지는데, 이를 '샌드위치법'이라고 부른다.
이해한다는 것을 나타내기 위해 사용하는 "그렇군요"라는 말은 윗사람에게 쓰는 말이 아니다. 버릇이 된 사람이 있다면 주의한다. 특히 그 말을 연발하면 매우 거슬린다. "그렇군요"가 아니라 "말씀하신 대로입니다", "그렇습니까?"라고 말해야 한다. 하지만 이 말도 연발하는 것은 삼간다.
상대방의 이야기를 들을 때는 메모를 하면서도 얼굴을 보고, 맞장구를 칠 때는 고개를 들고 소리를 내어 말하면 좋은 인상을 준다. 반면에 메모에 몰두하면 이미지가 어두워진다.
돌아갈 때는 다음 약속을 잡는다. 이렇게 하면 나중에 다시 연락하는 것보다 거절하기가 어렵다. 그리고 여러 명이 협의하는 경우 나중에 메일로 주고받는 것보다 일정을 맞추기가 쉽다. 일정은 미리 가능한 날짜를 정해 상대방이 선택할 수 있게 한다.
5 프레젠테이션 매너
프레젠테이션은 상대방에게 기획이나 견적 증을 알기 쉽게 설명해서 최종적으로 설득하는 것이 목적이다. 거래처가 "프레젠테이션으로 결정하겠다"고 하면 여러 회사의 프레젠테이션을 보고 그 내용에 따라 결정하겠다는 뜻이니 책임이 막중하다. 포인트는 '전달'뿐만이 아니라 커뮤니케이션을 중시해 '공감'을 얻는 것이다. 따라서 일방적으로 설명만 하지 말고 듣는 사람들의 반응을 보면서 분위기 좋은 프레젠테이션을 하는 것을 목표로 한다.
사람들은 옷차림도 중요하게 생각한다. 프레젠테이션을 하면서 사람들이 나에게 "일을 맡기고 싶다"는 생각이 들도록 성실함을 강조하려면 청결한 옷차림을 해야 한다. 멋을 부리지 않아라도 산뜻한 인상을 주도록 한다.
프레젠테이션을 할 때는 누구나 긴장하게 마련이다. 하지만 커뮤니케이션을 하고 있다는 것을 알리기 위해서는 한 사람 한 사람의 눈을 보고 이야기해 안도감과 공감을 끌어낸다. 또 자료는 짧은 것이 좋은 평가를 얻는다. 열심히 하겠다는 마음에 두꺼운 자료를 만들어봐야 상대방은 읽기 귀찮다고 여길 수 있다. 자료에는 개요, 시대/현황/배경, 이점, 비용/납기 등 포인트를 간결하게 넣고 나머지는 구두로 설명하는 것이 좋다.
6 돌아갈 때의 매너
회의실을 나올 대는 찻잔을 테이블 끝에 두거나 자리에서 일어나면서 의자를 집어넣는 등 살짝 정리한다. 상대방이 "그대로 두시면 됩니다" 라고 말하면 순순히 그만둔다. 자신이 마시다가 남은 페트병은 가지고 돌아간다.
협의나 회의를 마치면 담당자의 배웅을 받으며 돌아가게 된다. 이때 엘리베이터까지 배웅하는 경우가 많은데, 돌아갈 때는 왔을 때와 달리 날씨나 근처 맛집 이야기 등 잡담을 하면서 엘리베이터까지 걷는다. 엘리베이터가 오면 다시 상대방을 마주보고 고개숙여 인사하면서 감사의 뜻을 전한다. "그럼, ○월 ○일까지 메일을 보내겠습니다"라며 다음 행동을 확인하는 것도 좋다.
현관까지 배웅하는 경우 상대방은 손님이 보이지 않을 때까지 서 있는 것을 매너로 알기 때문에 그대로 서 있을 것이다. 이럴 경우에는 조금 걸은 후 멈춰서서 되돌아보고 다시 고개숙여 인사하면 상대방이 배웅을 마치고 돌아갈 수 있다. 평소보다 걸음을 조금 빨리 하는 것도 매너다.
7 접대의 매너 - 식사
비즈니스맨에게 접대와 회식은 피할 수 없는 숙명이다. 특히 초대한 쪽이 매너가 없는 것은 용서받을 수 없다. 가장 먼저 상대방을 상석으로 안내한다. 기본적으로 '입구에서 가장 먼 곳'이 상석이지만, 여러 종류의 음식이 있기 때문에 틀리지 않게 기억한다. 또한 말석에서 좋은 경치나 장식품을 보기 쉽다면 "경치가 좋으니 여기에 앉아주십시오"라고 권한다.
식사가 시작돼도 먼저 먹지 말고 상대방이 먹기 시작한 것을 확인한 후 수저를 든다. 반대로 접대를 받는 입장이라면 빨리 먹기 시작해야 상대방도 먹을 수 있으니 주의한다. 접대받는 쪽은 시작 전에 "초대해 주셔서 감사합니다"라고 감사의 마음을 전한다.
기본적으로 휴대전화는 꺼두지만, 반드시 받아야 할 전화가 있는 경우는 사정을 말하고 휴대전화를 꺼내둬도 좋다. 용건을 마치면 알기 쉽게 눈앞에서 전원을 끈다. 또한 계산하는 모습을 상대방에게 보이지 않는 것이 매너다. 식사를 마치면 "잠깐 실례하겠습니다" 하고 자리를 떠서(화장실에 가는 척하는 것이 일반적이다) 조용히 계산을 마친다.
8 접대의 매너 - 술자리
술이 주가 되는 접대는 학창시절의 술자리와는 차원이 다른 '대접'이다. 상대방은 술을 접대받는 것이 기쁜 것이 아니라 즐거운 시간을 보내야 기뻐한다. 이때는 너무 비즈니스적이 되지 말고 마음껏 마시고 이야기를 나누면서 거리를 좁히자. 단, 신경써야 할 것이 아주 많다. 상대방의 잔이 비지 않도록 술을 따르고 취하지 않고 분위기를 띄우는 것도 일이다.
상대방이 권하는 술은 마시는 것이 기본이다. 술이 약하면 '숙취해소제'라도 마셔서 인사불성으로 취하지 않도록 한다. 무리하지 말아야 하겠지만 기분좋게 마셔야 한다.
요리가 나오는 속도에 따라서도 다르지만, 시작부터 두 시간 반 정도가 지나 주문한 요리가 전부 나왔을 때 마치는 것이 기준이다. 단, 신입사원은 말을 꺼내기 어려우니 상대방 또는 상사가 말할 때까지 기다린다. 신입사원이나 접대하는 쪽은 기본적으로 먼저 "가겠다"고 말할 수 없는 입장이다. 상대방이 "한잔 더", "2차"라고 말하면 "물론입니다", "네, 가시죠"라고 대답하며 함께하는 것이 매너다. 집에 갈 것을 생각하기보다 커뮤니케이션을 즐기는 데 마음을 기울이자.
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